1. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento dei dati personali raccolti tramite romestays.com, l’app ospiti di RomeStays, è:
RomeStays srls
Via Valentino Mazzola, 38 – 00142 Roma (RM)
P.IVA: 17049511003
PEC: romestays@pec.it
Email: concierge@romestays.com
Il sito è stato realizzato da Aumatex srls (aumatex.it), che agisce come responsabile tecnico del trattamento per conto del Titolare.
2. Che cosa fa questo sito
romestays.com è il concierge digitale per gli ospiti degli appartamenti gestiti da RomeStays: informazioni sulle strutture, una guida e una mappa di Roma, i servizi su richiesta e, per chi soggiorna, i contenuti riservati del proprio appartamento (Wi-Fi, check-in, istruzioni).
Sul sito non ci sono account da creare, newsletter né moduli che inviano dati ai nostri server, e non si prenota: le prenotazioni avvengono sui siti delle singole strutture o sui portali (Airbnb, Booking.com), ciascuno con la propria informativa.
3. Dati trattati
- Dati di navigazione: indirizzo IP, tipo di browser e di dispositivo, pagine richieste, data e ora. Li registrano i server di hosting per far funzionare il sito e proteggerlo da abusi.
- Statistiche di visita: solo dati aggregati (pagine viste, tipo di dispositivo, paese, provenienza della visita), raccolti con Cloudflare Web Analytics senza cookie e senza identificare il visitatore.
- Link personale del soggiorno: se soggiorni in un appartamento RomeStays ricevi un link d’accesso che contiene nome e cognome, l’appartamento, il periodo del soggiorno, la lingua, il canale di prenotazione e il codice della prenotazione. Quando lo apri, questi dati vengono salvati sul tuo dispositivo nel cookie tecnico
rs_guest_session, firmato (non modificabile) e non accessibile agli script della pagina, per mostrarti i contenuti riservati dell’appartamento e salutarti per nome. Il sito non ha un database: i dati della prenotazione restano nel gestionale di RomeStays, che emette il link. - Contributo di soggiorno: agli ospiti che hanno prenotato tramite Booking.com il sito mostra l’importo dovuto del contributo di soggiorno di Roma e permette di pagarlo. Per farlo chiede al gestionale di RomeStays lo stato della sola tua prenotazione; il pagamento avviene sulle pagine di Stripe: i dati della carta li inserisci lì e non passano dal nostro sito.
- Richieste al concierge: i moduli dei servizi compongono un messaggio (servizio, appartamento, nome e dettagli che inserisci) e aprono WhatsApp o il tuo programma di posta. Il sito non invia né conserva nulla: riceviamo i dati solo se decidi di inviare il messaggio.
- Posizione: solo se premi «Usa la mia posizione» e lo autorizzi nel browser. Serve a ordinare i luoghi per distanza, resta nel tuo browser e non viene inviata a noi né salvata.
- Preferenze: la lingua e il tema scelti, salvati sul tuo dispositivo come descritto nella Cookie Policy.
4. Finalità e base giuridica del trattamento
| Finalità | Base giuridica |
|---|---|
| Far funzionare il sito e proteggerlo (log tecnici) | Legittimo interesse (art. 6(1)(f) GDPR) |
| Statistiche di visita aggregate, senza cookie | Legittimo interesse (art. 6(1)(f) GDPR) |
| Accesso ospite ai contenuti riservati del soggiorno | Esecuzione del contratto (art. 6(1)(b) GDPR) |
| Rispondere alle richieste al concierge e fornire i servizi richiesti | Esecuzione del contratto o di misure precontrattuali (art. 6(1)(b) GDPR) |
| Riscossione del contributo di soggiorno di Roma | Obbligo legale (art. 6(1)(c) GDPR) |
| Adempimenti contabili e fiscali | Obbligo legale (art. 6(1)(c) GDPR) |
| Ordinare i luoghi in base alla tua posizione | Consenso, dato con l’autorizzazione del browser (art. 6(1)(a) GDPR) |
5. Periodo di conservazione
- Cookie del soggiorno: scade alla fine del soggiorno; puoi cancellarlo prima con «Termina accesso ospite».
- Messaggi al concierge: per il tempo necessario a gestire la richiesta e il soggiorno; se la richiesta diventa un servizio fatturato, 10 anni per obbligo di legge.
- Dati contrattuali, fiscali e del contributo di soggiorno: 10 anni dall’ultimo atto (obbligo di legge).
- Log di navigazione: per un periodo limitato, secondo le policy del fornitore di hosting.
- Statistiche di visita: solo dati aggregati, che non identificano il visitatore.
Trascorsi tali periodi, i dati vengono cancellati o resi anonimi in modo irreversibile.
6. Destinatari dei dati
I dati personali possono essere comunicati a:
- Vercel Inc. (hosting) — USA, aderisce al Data Privacy Framework EU-USA. vercel.com/legal/privacy-policy
- Cloudflare, Inc. (statistiche di visita e DNS del dominio) — USA, aderisce al Data Privacy Framework EU-USA. Il traffico del sito non passa dai server di Cloudflare. cloudflare.com/privacypolicy
- Aumatex srls — responsabile tecnico, vincolato da accordo DPA
- Stripe — pagamento online del contributo di soggiorno, solo per chi lo paga. stripe.com/privacy
- WhatsApp o il tuo fornitore di posta — solo per i messaggi che scegli di inviarci
I dati non vengono venduti né ceduti a terzi per finalità di marketing.
7. Servizi esterni e link
La mappa usa OpenFreeMap (openfreemap.org), con dati © OpenStreetMap: per disegnarla il tuo browser scarica le tessere della mappa direttamente dai loro server, che ricevono quindi l’indirizzo IP e l’area visualizzata, come per qualsiasi risorsa web. Non imposta cookie.
I caratteri tipografici sono serviti dal nostro dominio: nessuna richiesta a Google Fonts.
I link a Google Maps, WhatsApp e ai siti delle strutture e dei luoghi consigliati aprono servizi esterni, che trattano i dati secondo le proprie informative. Il sito non li incorpora: entrano in gioco solo se apri il link.
8. Trasferimenti internazionali
L’hosting avviene tramite Vercel Inc. (USA) e le statistiche di visita tramite Cloudflare, Inc. (USA). Conforme al GDPR: entrambe aderiscono al Data Privacy Framework EU-USA (adeguatezza riconosciuta dalla Commissione Europea, 10 luglio 2023). Per i servizi che scegli di usare (Stripe, WhatsApp, Google Maps) valgono le garanzie descritte nelle rispettive informative.
9. Diritti dell’interessato
Hai il diritto di esercitare in qualsiasi momento i seguenti diritti:
- Accesso (art. 15 GDPR): ottenere conferma e copia dei dati
- Rettifica (art. 16 GDPR): correggere dati inesatti o incompleti
- Cancellazione (art. 17 GDPR): «diritto all’oblio»
- Limitazione (art. 18 GDPR): limitare il trattamento
- Portabilità (art. 20 GDPR): ricevere i dati in formato strutturato
- Opposizione (art. 21 GDPR): opporsi al trattamento per legittimo interesse
- Revoca del consenso: revocare in qualsiasi momento senza pregiudizio
Per esercitare i tuoi diritti: romestays@pec.it oppure concierge@romestays.com. Risponderemo entro 30 giorni.
Hai inoltre il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).
10. Sicurezza dei dati
RomeStays srls adotta misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati da accessi non autorizzati. Il sito utilizza connessioni HTTPS per tutte le trasmissioni; i link del soggiorno sono firmati e scadono con il soggiorno, e i contenuti riservati non vengono mai salvati nella cache offline dell’app.
11. Cookie
Per informazioni dettagliate sui cookie e sugli altri dati salvati sul dispositivo, consulta la Cookie Policy.
12. Modifiche alla presente informativa
RomeStays srls si riserva il diritto di aggiornare la presente informativa. In caso di modifiche sostanziali, verrà fornita adeguata comunicazione tramite il sito.